Auftragsverarbeitung
Sobald ein digitaler Mitarbeiter für Sie arbeitet, verarbeiten wir personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag: Absender im Posteingang, Namen auf Rechnungen, Anrufer am Telefon. Verantwortlich im Sinne der DSGVO bleiben dabei Sie. Wir sind Auftragsverarbeiter. Diese Rollenverteilung wird in einem Auftragsverarbeitungsvertrag festgehalten, kurz AVV.
Wir stellen hier kein Muster zum Download bereit, weil ein AVV konkret beschreibt, welche Daten für welchen Zweck verarbeitet werden. Das hängt davon ab, welche Rolle Sie buchen und an welche Systeme sie angebunden wird. Den Vertrag erstellen wir deshalb zum Vertragsschluss, zugeschnitten auf Ihren Fall.
Was der Vertrag regelt
- Gegenstand und Dauer: welche Rolle, für welchen Zeitraum, mit welchem Leistungsumfang
- Art und Zweck der Verarbeitung: was der digitale Mitarbeiter konkret tut, etwa klassifizieren, extrahieren, entwerfen
- Datenarten und Betroffenenkategorien: welche Daten überhaupt fließen und wessen Daten das sind
- Weisungsrecht: dass wir ausschließlich auf Ihre dokumentierte Weisung handeln
- Technische und organisatorische Maßnahmen: Verschlüsselung, Zugriffskontrolle, Protokollierung, Trennung der Mandanten
- Unterauftragsverarbeiter: welche Dienste wir einsetzen, mit Standort, und wie Sie über Änderungen informiert werden
- Freigaben und Kontrolle: welche Aktionen der Rolle autonom laufen und welche eine menschliche Freigabe brauchen
- Löschung und Rückgabe: was am Ende mit Ihren Daten passiert
Wann Sie ihn brauchen
Spätestens bevor die erste produktive Verarbeitung startet, also vor dem Go-live der ersten Rolle. In der Praxis unterschreiben wir ihn gemeinsam mit dem Pilotvertrag zu Beginn des Onboardings.
Für eine Produktdemonstration brauchen Sie ihn nicht, sofern Sie dafür unkritische Unterlagen verwenden. Wie wir mit Demo-Unterlagen umgehen, steht in der Datenschutzerklärung.
Wenn Sie strenger prüfen müssen
Für Kundenprojekte mit erhöhtem Schutzbedarf oder mit Bezug zu NIS2 und zum AI Act liefern wir zusätzlich eine Übersicht der eingesetzten Dienste und Unterauftragsverarbeiter, eine Beschreibung des Freigabemodells und, sofern der Betrieb vollständig auf lokal betriebenen Modellen läuft, den Nachweis, dass keine Inhalte an externe Modellanbieter übergeben werden.
Wie Sie den AVV bekommen
Den AVV legen wir Ihnen gemeinsam mit dem Pilotvertrag vor, mit Anlagen, die zu Ihrer Rolle und Ihren Systemen passen. Wenn Sie vorher wissen wollen, wie wir einzelne Punkte regeln, schreiben Sie uns, welche Rolle Sie planen und an welche Systeme sie angebunden werden soll.
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